RPA – eine Technologie mit gesellschaftlicher Relevanz (Blogreihe Teil 2)

In dem ersten Blogbeitrag der RPA-Reihe haben wir uns bereits ganz allgemein mit dem Thema RPA beschäftigt und das Thema im Kontext der industriellen Revolution beleuchtet. Heute möchten wir uns im zweiten Teil der Blogreihe genauer damit befassen, was der Begriff RPA bedeutet und impliziert. Darüber hinaus erfahren Sie, wie wir die Technologie in unserem Arbeitsalltag nutzen können.

RPA steht für Robotic Process Automation und kann als einer der Motoren für die vierte industrielle Revolution verstanden werden. Es handelt sich um eine Technologie, welche die Tätigkeiten eines Menschen an einem Computer nachahmt.

Genauer gesagt: Mit RPA-Software lassen sich Roboter konfigurieren. Diese wiederum können die Handlungen eines Menschen in ihrer Interaktion mit digitalen Systemen emulieren und integrieren. Der Bot führt daraufhin den Prozess oder die Aufgabe automatisch aus.

Für RPA gibt es viele ähnliche Begriffe, die häufig synonym verwendet werden: Roboter, Bot, Automatisierung, automatisierte Lösung, automatisierte intelligente Lösung und viele weitere – aber welcher ist nun der treffendste Begriff? Diese Begriffe haben sich einerseits durch die Verwendung von Menschen und andererseits durch die Lehrsysteme einzelner Plattformen etabliert. Es gibt jedoch keine allgemeingültige Bezeichnung. In der Regel wird in der gesprochenen Sprache der Begriff Roboter oder Bot verwendet, während in Dokumentationen häufig von automatisierten Lösungen die Rede ist. Einige Unternehmen benennen ihre Bots sogar nach Menschen oder Tieren und umgehen damit ganz einfach die Frage nach der Begrifflichkeit.

In den frühen 2000er Jahren begannen die Unternehmen, das Konzept der „agilen Entwicklung“ zu nutzen. Sie erkannten, dass sie ihre Abläufe beschleunigen müssen, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. So entstanden schließlich die ersten Automatisierungsskripte, aus denen die „Screen Scraping“-Software hervorging. Damit konnten Informationen aus Webseiten und Software extrahiert werden – der Durchbruch für RPA als wichtiger Faktor für die Steigerung der Produktivität in Unternehmen.

Pioniere beim Einsatz der Automatisierung waren vor allem Banken und Versicherungen, da diese Branchen einer Vielzahl von Vorschriften unterliegen und damit auch zahlreiche standardisierte Prozesse verbunden sind. In diesem Zusammenhang stellte RPA eine gute Möglichkeit dar, um die Compliance und die Verwaltungsprozesse zu verbessern sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen für wichtige Entscheidungen zu erhöhen.

Als dieser Bedarf wuchs, entstanden schon um die Jahrtausendwende Unternehmen wie Blue Prism. Diese konzentrierten sich in erster Linie auf Back-Office-Prozesse, da sie in diesem Bereich die größten Lücken sahen. Das erste Produkt von Blue Prism wurde 2003 erfolgreich am Markt positioniert.

Mit der wachsenden Nachfrage und aufgrund der Tatsache, dass immer mehr Kunden das Potenzial von RPA entdeckten, drängten weitere neue Anbieter wie Automation Anywhere (gegründet 2003) und UiPath (gegründet 2005) auf den Markt. Im Jahr 2013 veröffentlichte UiPath schließlich sein erstes Produkt.

Als Beschleuniger für RPA kann die Rezession von 2008 verstanden werden. Unternehmen versuchten ihre Kosten zu senken – RPA stellte dabei ein probates Mittel dar. Zu dieser Zeit verlor etwa jeder fünfte Arbeitnehmer in den USA seinen Arbeitsplatz, gleichzeitig mussten jedoch viele der Arbeitsabläufe erhalten werden (Quelle: Knowledge at Wharton, How the Great Recession Changed American Workers).

Nach der Krise erholte sich die Wirtschaft und die Technologie veränderte zunehmend unsere Arbeitsweisen. Der RPA-Boom setzte schließlich nach 2012 ein, als immer mehr große Unternehmen die Vorteile von RPA erkannten und es in großem Umfang einsetzten.

Die Unternehmen suchten nach Werkzeugen, die es ihnen ermöglichen,

• Kosten zu senken.
• die Lieferzeiten zu optimieren.
• Freiräume für qualifiziertes Personal zu schaffen, um anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen.
• die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Produkte in hoher Qualität zu liefern.
• Qualifiziertes Personal zu binden.
• die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben spielt heutzutage eine immer größere Rolle, weshalb digitale Lösungen ein wichtiger Bestandteil des mobilen Arbeitsplatzes sind. In diesem Kontext halten auch Cloud-Dienste vermehrt Einzug in alle Bereiche der Arbeit und des täglichen Lebens. So haben wir beispielweise aus eigener Erfahrung gelernt, dass es gut funktioniert, Vorstellungsgespräche mit potenziellen Mitarbeitenden am anderen Ende der Welt online und somit orts- und zeitunabhängig zu führen. In diesem Prozess können auch Bots unterstützend eingesetzt werden, um eine durchgängige Erreichbarkeit zu garantieren oder auch um auf erste Kontakte im Bewerbungsprozess zeitnah reagieren zu können.

Mit dem Aufkommen der COVID-19 Pandemie änderte sich die Arbeitswelt noch einmal erheblich und Technologieprodukte aller Art wurden noch bedeutsamer. Viele Mitarbeitende mussten zeitweise von zu Hause aus arbeiten und sich über VPN-Verbindungen mit ihrer Arbeitsumgebung verbinden. Virtuelle Meetings, die Automatisierung von Aufgaben sowie die Verwendung digitaler Geräte gehörten zum Arbeitsalltag und sind auch heute nicht mehr wegzudenken.

Durch die Prozessautomatisierung ist es möglich, uns von repetitiven, regelbasierten Aufgaben schrittweise zu befreien, die keinen großen Mehrwert schaffen.

Fällt Ihnen beim Lesen dieser Zeilen ein Prozess ein, den Sie in Ihrer täglichen Arbeit durchführen und der diese Anforderungen erfüllt? Wahrscheinlich ja: das Versenden von E-Mails, das Ausfüllen von Excels oder auch die Interaktion mit ERP- oder CRM-Systemen, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Diese Aufgaben sind täglich schnell erledigt, in Summe sind sie aber doch sehr zeitintensiv. Um dieses Problem zu lösen, können wir die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) einsetzen.

Besonders, wenn Sie für solche Aufgaben Überstunden leisten müssen oder Ihnen kaum Zeit für kreative Aufgaben bleibt, lohnt es sich, über effizientere Wege nachzudenken. Mithilfe von RPA bleibt mehr Freiraum, um produktiveren Tätigkeiten bei der Arbeit oder im Privaten nachzugehen.

• RPA sind Software-Roboter, die die Handlungen eines Menschen in ihrer Interaktion mit digitalen Systemen emulieren und integrieren.
• Es gibt viele verschiedene Begriffe für RPA, die häufig synonym verwendet werden.
• Die Technologie gibt es bereits seit den 2000er Jahren.
• Mittlerweile sind zahlreiche RPA-Anbieter auf dem Markt vertreten und bieten Software für unterschiedliche Bedürfnisse an.
• Die Prozessautomatisierung ermöglicht es, uns von repetitiven, regelbasierten Aufgaben schrittweise zu befreien.

Dieser Beitrag ist der zweite einer mehrteiligen Reihe über RPA und den technologischen Wandel der Arbeitswelt. Im nächsten Beitrag beschäftigen wir uns mit der Frage, ob durch RPA Menschen ersetzt werden, welche Perspektiven die Technologie eröffnet und wie sich die Automatisierung von Prozessen positiv auf Ihre Arbeit auswirken kann.