RPA im Kontext der industriellen Revolution (Blogreihe Teil 1)

Prozesse und Aufgaben effizienter gestalten – mit Robotic Process Automation (kurz RPA) steht genau hierfür eine Lösung zur Verfügung. Doch was genau ist RPA eigentlich und was ist damit möglich? In unserer Blogreihe widmen wir uns der Technologie aus verschiedenen Blickwinkeln, befassen uns sowohl mit gesellschaftlichen als auch technischen Fragestellungen und den Dos and Don’ts rund um RPA.

In unserem ersten Teil werfen wir zunächst einen Blick darauf, wie sich RPA im Kontext der industriellen Revolution einordnen lässt. Außerdem stellen wir anhand eines typischen Antragsverfahrens  –  wie es in unterschiedlichsten Bereichen anzutreffen ist – vor, wie der Prozess durch Automatisierung zeiteffizienter gestaltet werden kann.

Mit der industriellen Revolution wurden Möglichkeiten entwickelt, manuelle Tätigkeiten mithilfe von Maschinen zu reduzieren und effizienter zu gestalten. Den Anfang machte die Erfindung der Dampfmaschine Ende des 18. Jahrhunderts, es folgte das Aufkommen von Elektrizität und Erdöl sowie die Massenproduktion und Fließbandfertigung Ende des 19. Jahrhunderts. Mit der Entwicklung von Halbleitern, der Schaffung von Computern und dem Internet entstand im 20. bzw. 21. Jahrhundert schließlich die sogenannte Informationsgesellschaft.

2011 ist der Begriff der „vierten industriellen Revolution“ durch den Wirtschaftswissenschaftler Klaus Schwab (Gründer des Weltwirtschaftsforums) auf der Hannover Messe geprägt worden. Der Begriff ist gekennzeichnet durch die Entwicklung des Internet of Things (IoT), der Robotik und der künstlichen Intelligenz. Dabei spielen Digitalisierung und Automatisierung als Teil aller Organisationen eine zentrale Rolle, da agile und kollaborative Unternehmen dies als wichtige Voraussetzung für die schnelle Lieferung von Produkten und Dienstleistungen verstehen.

Die vierte industrielle Revolution wird nicht durch eine Reihe von neuen Technologien an sich definiert, sondern durch den Übergang zu neuen Systemen, die auf der Infrastruktur der digitalen Revolution aufbauen.

Klaus Schwab, „Die Vierte Industrielle Revolution“

Das Grundprinzip besteht demnach in der Kombination von physischen Maschinen mit digitalen Prozessen, die als Entscheidungshilfe dienen können.

Zu den Vorteilen der vierten industriellen Revolution gehören die intelligente Entscheidungsfindung, die zur Steigerung der Produktivität, der Wettbewerbsfähigkeit und der Sicherheit am Arbeitsplatz beiträgt, sowie die Vielzahl an Daten, die täglich verarbeitet werden.

Um den Wandel auf Unternehmensebene zu schaffen, ist ein funktionsübergreifendes Denken erforderlich, das alle Bereiche umfasst. Gerade in der heutigen Zeit arbeiten verschiedene Disziplinen oder Fachbereiche immer integrierter zusammen. Diese müssen letztlich harmonisiert werden, da ansonsten Prozesse aufgrund von Missverständnissen zwischen den beteiligten Personen oder IT-Systemen nicht mehr in Gänze durchlaufen werden können. Dabei ist leider unbestritten, dass die Komplexität zu- anstatt abnimmt.

Missverständlich im Zusammenhang mit RPA ist die teilweise einseitige Betrachtung bestimmter Informationen. So wird im Bericht des Weltwirtschaftsforum (WFE) „The Future of Jobs Report 2020“ prognostiziert, dass bis zum Jahr 2025 ca. 85 Millionen Arbeitsplätze durch die Technologie verdrängt werden könnten. Dabei muss man jedoch ebenfalls unmittelbar in Betracht ziehen, dass ca. 97 Millionen neue Funktionen und Arbeitsplätze entstehen werden, die an die Aufgabenteilung zwischen Mensch und Roboter angepasst sind (Quelle: World Economic Forum, The Future of Jobs Report 2020).

Dieser Wandel erfordert neue Ideen, Strategien und Denkweisen. Deutschland war das erste Land, das im Rahmen seiner Hightech-Strategie das Zukunftsprojekt Industrie 4.0 auf die Regierungsagenda gesetzt hat. Seit 2013 wird daran gearbeitet, Lösungen zu entwickeln, um „Optimierungspotenziale in Produktion und Logistik zu erschließen“ sowie „Arbeitsprozesse sowohl im Sinne der Beschäftigten als auch der Unternehmen flexibel und passfähig zu gestalten“ (Quelle: BMBF, Industrie 4.0).

Schon vor der vierten industriellen Revolution begleitet uns das Stellen von Anträgen auf der einen Seite und das Bearbeiten der Anträge auf der anderen Seite. Dies gilt sowohl im persönlichen wie im beruflichen Umfeld. Ein anschauliches Beispiel für einen Häuslebauer ist die Antragstellung für einen neuen Wasser-, Strom-, Gas- oder Fernwärmeanschluss. Hier wird manuell von einer Kundin oder einem Kunden (Antragsteller) ein Antragsformular ausgefüllt. Dieses wird daraufhin vom Fachbereich gelesen und die Informationen Feld für Feld in das eigene ERP-System übertragen. Dort werden die Informationen dann verwaltet, allerdings werden diese nur in den wenigsten Fällen für weitere Prozesse im Haus genutzt.

Durch die Automatisierung verkürzt sich die Zeit für die Antragsbearbeitung auf nur 4 Minuten – vom Zeitpunkt des Abschickens bis zum ersten Ergebnis in Form eines Angebotes für den Bau eines neuen Standardhausanschlusses. Mitarbeitende können sich somit auf anspruchsvollere Tätigkeiten fokussieren, die nicht von einer Maschine übernommen werden können.

Durch einfache und schnelle Eingaben sowie die daraus resultierende zeitnahe Reaktion profitieren daher neben den Mitarbeitenden auch die Kunden.

Im Allgemeinen lassen sich mindestens 35 % der für eine Tätigkeit erforderlichen Zeit durch Automatisierung einsparen.

• Im Rahmen der vierten industriellen Revolution werden physische Maschinen mit digitalen Prozessen kombiniert.
• Repetitive Aufgaben waren schon immer Gegenstand der Automatisierung.
• Die Umstellung manueller auf automatisierte Prozesse ermöglicht es, die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu verbessern, Fehler zu beseitigen und die Geschwindigkeit der Prozesse und Abläufe zu erhöhen.
• Robotic Process Automation (RPA) ist ein Softwaretool, mit dessen Hilfe diese Umstellung gelingt.
• Durch Automatisierung kann der Zeitaufwand für Aufgaben erheblich reduziert werden.

In unserem nächsten Blogbeitrag gehen wir näher auf den Begriff RPA ein und stellen vor, wie Automatisierung den Arbeitsalltag konkret erleichtern kann.