RPA – das Schreckgespenst am Arbeitsplatz? (Blogreihe Teil 3)

RPA bietet vielfältige Möglichkeiten und verändert unsere Arbeitsweisen nachhaltig. Allerdings werden mit Automatisierung und künstlicher Intelligenz häufig negative Aspekte wie Entlassungen oder fehlende Arbeitsplätze in Verbindung gebracht. Rückblickend ist jedoch das Gegenteil der Fall: Betrachten wir die bisherigen industriellen Revolutionen, so wurden stets zahlreiche neue Arbeitsplätze geschaffen. Im dritten Teil unserer Blogreihe RPA gehen wir daher der Frage nach, ob Roboter Menschen ersetzen und wieso es sich lohnt, Prozesse zu automatisieren.

Noch vor einigen Jahren wäre niemand auf die Idee gekommen, hauptberuflich Inhalte für soziale Netzwerke zu erstellen oder einen Blog zu schreiben. Heute handelt es sich um etablierte Berufe, die durch den technologischen Fortschritt entstanden sind. Die Entstehung dieser neuen digitalen Berufe bedeutet jedoch nicht, dass Zeitungs- oder Fernsehjournalist:innen verdrängt wurden oder überflüssig sind. Vielmehr hat sich das Konsumverhalten der Menschen verändert. Verschiedene Medien werden für unterschiedliche Bedürfnisse genutzt und ergänzen sich gegenseitig als Informationsquellen.

Nach der Erfindung der Geldautomaten bestand ebenfalls die Sorge, dass sie das Personal am Schalter ersetzen würden – doch das ist nicht eingetreten. Der Geldautomat hat sich als vertrauensvolles Gerät etabliert, das uns Kontoinformationen und Geld zur Verfügung stellt. Dagegen wenden wir uns bei komplexen Problemen und Fragen an die Mitarbeitenden der Bankfiliale. Besonders das Wissen, die Erfahrung, die Entwicklung neuer Ideen und der persönliche Kontakt können durch eine Maschine nicht ersetzt werden.

Beide Beispiele zeigen anschaulich, dass Automatisierung nicht gleichbedeutend mit dem Ersetzen von Arbeitskräften zu verstehen ist. Mensch und Maschine ergänzen sich gegenseitig, um sowohl Mitarbeitende als auch die Kund:innen in ihrem Alltag zu unterstützen. Was bedeutet das nun für den Einsatz von RPA in Unternehmen?

Häufig erleichtern wir uns die Arbeit durch bestimmte Programme, wie z. B. Excel. Sie helfen uns dabei, Aufgaben schneller, besser und mit weniger Fehlern zu bearbeiten. Wie auch Excel ist RPA ein Werkzeug, das für Tätigkeiten in nahezu allen Geschäftsfeldern eingesetzt werden kann. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass RPA sehr individuell ist und einfach auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

RPA ermöglicht es, komplette Routineprozesse von Bots ausführen zu lassen. Dies können beispielsweise Aktionen sein, bei denen Informationen aus einem Dokument extrahiert und in Excel überarbeitet werden, um sie anschließend in ein ERP- oder CRM-System einzugeben und einen Bericht zu erstellen.

Es kann sich aber auch um die Erstellung von Zeitkontrollen und Rechnungen, Fristenüberwachungen oder die Konsolidierung und den Kontenabgleich handeln. Auch können Gehaltsabrechnungen sowie Steuerformulare mit einem Bot vereinfacht erstellt und die entsprechenden Informationen an Steuerbehörden weitergeleitet werden.

Das Aufgabenspektrum, welches durch RPA bedient werden kann, ist sehr breit. Sie brauchen nur an die sich wiederholenden, monotonen und zeitraubenden Aufgaben zu denken, die für das Unternehmen von geringem Wert sind.

Vielleicht ist Ihnen jetzt beim Lesen an der einen oder anderen Stelle eine Aufgabe eingefallen, der Sie immer wieder nachgehen müssen – genau an dieser Stelle kann ein Bot unterstützen.

Der Roboter arbeitet ähnlich wie ein persönlicher Assistent mit zusätzlichen Vorteilen: Er kann auf unsere Anweisung hin arbeiten (ein sogenannter bediensteter Roboter) oder automatisch für uns in der Zeit arbeiten, in der wir frei haben. Der Roboter übernimmt all die zusätzlichen, teils langweiligen, aber erforderlichen Tätigkeiten. Bei uns wären es beispielsweise die Büropflanzen, die wir regelmäßig vergessen zu gießen und die dem Bot sehr dankbar wären.

Berichte zusammenführen, E-Mails versenden, Informationen von einem System in ein anderes übertragen – dies sind alles wichtige Aufgaben für unsere Arbeit. Jedoch sind sie sehr zeitintensiv und vergleichsweise von geringer Bedeutung. 

Durch den Einsatz eines Roboters kann die Ausführungszeit dieser Aufgaben um bis zu 35 % reduziert werden. Außerdem muss die Aufgabe nicht mehr zu 100 % von einem Menschen ausgeführt werden, sondern der Mensch würde nur einen Teil der Zeit für die Validierung der vom Roboter ausgeführten Arbeit aufwenden.

Im Falle eines Fehlers, z. B. wenn Geschäftsregeln nicht eingehalten werden oder menschliches Fachwissen erforderlich ist, würden diese Informationen manuell an einen Menschen weitergeleitet werden, der die Arbeit dort fortsetzt, wo der Roboter aufgehört hat.

Ein einfacher Anwendungsfall aus dem Arbeitsalltag stellt die Zeiterfassung dar. Vor der Automatisierung musste eine Person mehrmals pro Woche den Anmeldevorgang bei der Zeiterfassungsanwendung durchführen und überprüfen, ob alle Mitarbeitenden die Informationen in das System hochgeladen haben. Fehlten Informationen wie beispielsweise Stunden, so musste manuell eine E-Mail verfasst werden mit der Bitte, die fehlenden Informationen nachzutragen. Die zuständige Person wartete daraufhin, bis die Stunden hochgeladen wurden und wiederholte den Vorgang erneut.

Dies geschah jeden Freitag und Montag: Ein sich wiederholender, langweiliger und anstrengender Prozess. Mit dem Einsatz eines Roboters müssen diese Aufgaben nicht mehr von einem Mitarbeitenden ausgeführt werden. Ein Bot läuft automatisch jeden Freitagnachmittag und Montagmorgen, geht dabei in das Zeiterfassungssystem, um die Stunden zu laden und überprüft, ob alle Mitarbeitenden ihre Stunden erfasst haben. Wenn das nicht der Fall ist, sendet der Roboter der betroffenen Person automatisch eine E-Mail mit der Bitte, die fehlenden Informationen zu vervollständigen.

Durch die Automatisierung ist die für die Aufgabe verantwortliche Person nur noch dafür zuständig, zu überprüfen, ob der vom Roboter gesendete Bericht korrekt ist und diesen anschließend zur Kontrolle an seine Vorgesetzten weiterzuleiten.

Der automatisierte Vorgang wickelt den gesamten Prozess nicht nur schneller ab, sondern entlastet vor allem auch das Personal in ihrem Arbeitsalltag und schafft Zeit für wertvollere Tätigkeiten.

Ein weiteres Beispiel, bei dem Roboter unterstützend eingesetzt werden können, ist das Erstellen von Berichten. Eine Aufgabe, die in verschiedenen Berufsgruppen und Branchen Teil der Arbeit ist. Hier zwei Beispiele:

Der Aufgabenbereich von Manager:innen besteht im Wesentlichen darin, Teams zu leiten, zu informieren und gemeinsame Ziele zu erreichen. Die Erstellung von Berichten gehört zwar genauso dazu, ist jedoch nicht das Herzstück der Arbeit.

Ähnlich ist es auch in verwaltenden Berufen. Dort ist es üblich, dass über die regulären Arbeitszeiten hinaus gearbeitet wird und somit Überstunden geleistet werden, um Dokumente und Berichte fristgerecht zu erstellen. Oftmals haben diese Berichte zum Ziel, besser zu planen, Stress zu vermeiden und Risiken zu minimieren. Allerdings ist es häufig umgekehrt: der Stress nimmt zu und Fehler entstehen. Das kann sich auch auf die Lebensqualität der Beteiligten auswirken, die durch die hohe Arbeitsbelastung weniger Zeit für Privates haben. Mehrere Studien bringen die Unzufriedenheit am Arbeitsplatz mit mittel- und langfristig höheren Krankheitsraten in Verbindung (Quelle: z. B. Hannah Nichols, Job dissatisfaction has negative health effects by age 40). Würden Sie also nicht lieber ein Instrument wie RPA einsetzen, das Ihnen Tätigkeiten wie diese abnimmt?

Welche Prozesse und Aufgaben sind es in Ihrem Unternehmen? Und wenn Sie bereits Ideen haben, welche Tätigkeiten könnten Sie dann in Ruhe oder rechtzeitig erledigen, ohne Überstunden leisten zu müssen?

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• Roboter ersetzen Menschen nicht, sondern unterstützen sie bei ihrer Arbeit.
• Durch das Abgeben von monotonen Aufgaben haben Mitarbeitende mehr Zeit, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
• Dadurch steigt auch die Motivation, Freude und Zufriedenheit an der Arbeit und die Lebensqualität nimmt zu.

In unserem nächsten Blogbeitrag werden wir uns damit beschäftigen, welche ersten Schritte für die Einführung von Prozessautomatisierung mit RPA relevant sind. Dabei spielen u. a. die Auswahl des RPA-Anbieters, das Governance-Modell und die Anforderungen sowie Bedürfnisse des Unternehmens eine wichtige Rolle.