Nachdem wir uns im letzten Beitrag unserer Blogreihe mit der Frage auseinandergesetzt haben, ob Roboter Menschen ersetzen und wie RPA im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann, befassen wir uns nun damit, wie ein Einstieg in die Prozessautomatisierung gelingen kann.
Die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Dies wird immer einfacher, da neue Automatisierungssysteme in der Regel schneller und einfacher zu implementieren sind, insbesondere Low-Code-Optionen. Welche ersten Schritten bei der Einführung von Prozessautomatisierung mit RPA in Unternehmen wichtig sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Erstellung eines Proof of Concept
Oft haben Mitarbeitende bereits Ideen, wo ein Bot sie entlasten könnte – also einfach nachfragen. Ist eine erste Idee vorhanden empfiehlt es sich, zunächst das Potenzial von RPA im Rahmen eines Proof of Concept zu bewerten. Dabei untersuchen der Fachbereich und das IT-Team verschiedene Tools und deren Möglichkeiten. Anschließend wird eine Umsetzungsstrategie festgelegt, bei der ein Business Case erstellt werden kann, um die erwartete Investitionsrendite zu ermitteln.
Schritt 1: Die Anforderungen des zu automatisierenden Geschäftsbereichs erkennen
RPA ist eine auf den Menschen ausgerichtete Technologie mit dem Ziel, diesen zu unterstützen. Somit sind Mitarbeitende in der Lage, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und ihre Aufmerksamkeit auf Aufgaben zu richten, die einen größeren Wert schaffen und die ihre gesamte kreative Kapazität beanspruchen.
Zunächst ist es relevant zu wissen, welche Bedürfnisse der Arbeitsbereich hat. Hier einige Fragen, um diese herauszufinden:
- Welches sind die sich wiederholenden Aufgaben, die die größten Auswirkungen (z. B. auf die Kunden- und Teamzufriedenheit oder die Effizienz) haben?
- Welchen Nutzen hätte eine Automatisierung dieser Aufgabe?
- Wie viele Menschen arbeiten an dieser Aufgabe und wie viel Zeit nimmt dies in Anspruch?
- Wenn Sie einen kompletten Prozess automatisieren könnten, welcher wäre das?
Auf diese Weise können Sie eine Liste der zu automatisierenden Prozesse erstellen. Diese Liste wird dann nach dem größten Nutzen sortiert und ein Aktionsplan erstellt. Bitte beachten Sie, dass es manchmal sinnvoll sein kann bei der Priorisierung dieser Sortierung eine Aufwands- bzw. Quick-Win-Betrachtung durchzuführen.
Schritt 2: Definition und Auswahl von RPA-Tools
Die Auswahl eines RPA-Anbieters ist keine leichte Aufgabe, dabei sollten Sie u. a. folgende Aspekte berücksichtigen:
- Kosten für die Lizenzierung
- Kosten für Installation, Wartung und Support
- Art der angebotenen Infrastruktur
- Fähigkeiten des Tools
- Know-how im Unternehmen
Außerdem können bei der Auswahl des RPA-Anbieters vergleichende Studien großer Unternehmen wie Gartner (https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-2AOPUPBE&ct=220727&st=sb, abgerufen am 13.07.2023) oder IDC (https://www.idc.com/research/new, abgerufen am 13.07.2023 ) unterstützend herangezogen werden.
Ein Auszug verschiedener Anbieter ist in der untenstehenden Grafik aufgeführt. Dabei ist es interessant zu sehen, welche Anbieter beachtet wurden. Darüber hinaus kann es hilfreich sein, auch Tendenzen der verschiedenen Jahren mit in Betracht zu ziehen. Es ist jedoch nicht zwingend ableitbar, dass die Kategorisierung ohne Interpretation die eigenen Bedürfnisse ausreichend widerspiegelt.
Schritt 3: Auswahl der Architektur
Die Auswahl der Architektur ist ein wesentlicher Schritt, bei dem die Bedürfnisse und Anforderungen des IT-Teams zu berücksichtigen sind. Entscheiden Sie sich beispielsweise für ein On-Premise-Modell, ist ein IT-Team erforderlich, das bei Bedarf Support, Überwachung, Wartung und Upgrades durchführen kann. Bei diesem Modell sind Schulungsaufwand, Zeit und diverse weiteren Kosten zu beachten.
Eine Cloud-Plattform bietet die Möglichkeit der sofortigen Inbetriebnahme, des Supports durch den Anbieter und des einfachen Zugangs (in der Regel über das Internet). Die Cloud kann ein wertvolles Instrument für die digitale Transformation sein. Dennoch ist es für Unternehmen wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob die Cloud für ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele geeignet ist. Zu berücksichtigende Themen sind dabei u. a. die Sicherheit, der Datenschutz und auch die Kosten.
Schritt 4: Betriebsmodell oder Arbeitsplan
Bei der Einführung einer neuen Technologie wie z. B. RPA benötigen Sie einen Arbeitsplan, der darstellt, wie Sie einen Return on Investment erzielen werden. Sie sollten die einzelnen Schritte und deren Ablauf kennen – von der Auswahl eines Prozesses bis zu seiner Implementierung in der Produktion. Dies ist in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, da jedes Unternehmen über sein eigenes Liefermodell verfügt und dementsprechend ein maßgeschneiderter Arbeitsplan notwendig ist.
Schritt 5: Governance-Modell mit ausgewogener Verantwortung zwischen Unternehmen und IT
Ein Governance-Modell legt fest, welche Person oder Gruppe wofür verantwortlich ist und an wen man sich mit Feedback wenden kann. Folgende Personen sollten an diesem Modell beteiligt sein:
- Geschäftliches Personal
- IT-Personal
- Personal für Unternehmensanalyse
Dieses Governance-Modell hilft bei der Verteilung von Aufgaben – von der Priorisierung von Prozessen, Sicherheitsschemata, Entwicklungsschemata, Tests, Produktionsfreigabe, Bot-Tracking und -Überwachung bis hin zur Verfolgung von Robotervorteilen.
RPA ist keine isolierte Strategie, sondern treibt das Erreichen der strategischen Ziele der Organisation im Rahmen des festgelegten Governance-Modells und Arbeitsplans voran.
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Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Es ist wichtig, die Bedürfnisse des Geschäftsbereichs zu kennen, in dem die Prozessautomatisierung eingesetzt werden soll.
- Bei der Auswahl des Anbieters sind verschiedene Aspekte wie z. B. die Kosten für die Lizenzierung, der Support aber auch der Leistungsumfang des Tools zu berücksichtigen.
- Hinsichtlich der Architektur kann zwischen einem On-Premise-Modell und einer Cloud-Plattform gewählt werden. Welche Architektur sich am besten eignet, ist von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens abhängig.
- Es ist ein Aktionsplan notwendig, der beinhaltet, wie ein Return on Investment erzielt werden kann.
- Die Schaffung eines Governance-Modells ist für den Erfolg der RPA-Implementierung entscheidend.
Ausblick
In unserem nächsten Beitrag befassen wir uns damit, welche Anwendungsfälle für eine Automatisierung geeignet sind und was bei der Prozessauswahl zu beachten ist.
RPA – das Schreckgespenst am Arbeitsplatz? (Blogreihe Teil 3)